Webmeetings - aber wie?

Nachhaltige Kommunikation und agiles Projektmanagement benötigen eine zuverlässige, einfache und leistungsfähige Kommunikationsinfrastruktur. Hard- und Softwarelösungen sowie die erforderlichen Bandbreiten dafür stehen schon seit längerem zur Verfügung. Jedoch kämpft die Technologie mit Akzeptanzproblemen, die vor allem aus geringer Verfügbarkeit, unzuverlässiger Verbindungsqualität, schlechter Bild- und Tonqualität, Sicherheitsrisiken und Kompatibilitätsproblemen resultieren.

In wenigen Lebens- und Technologiebereichen hat CORONA einen so dramatischen Katalysatoreffekt, wie bei der Nutzung Audiovisueller Kommunikation über das WWW.

Was gestern noch undenkbar erschien, ist heute Standard. Projekt- und Planungsteams treffen sich selbstverständlich in virtuellen Meetingräumen, um ihre Projekte trotz Kontaktsperren weiterzuführen. Workshops und Webinare werden Bestandteil normaler Arbeitsprozesse. Videokonferenzen und spontane Webmeetings ebnen den Weg zu einem agilen, wesentlich effizienteren und vor allem nachhaltigen Projektmanagement.

Dabei erleben wir in den letzten Wochen ein dramatisches Qualitätsgefälle. Von hocheffizienten, gut vorbereiteten Projektmeetings mit 15 und mehr Teilnehmern, flüssigem Contentsharing, angenehmer Verständigungsqualität und natürlicher Videoübertragung bis hin zum absoluten Gegenteil in anstrengenden, ineffizienten Videokonferenzen mit kaum verständlichen und nur schemenhaft erkennbaren Teilnehmern und Abbrüchen im Contentsharing ist alles dabei.

Tatsächlich liegen die Ursachen dafür nur selten in der PC-Hard- und Software, häufiger in der Verbindungsqualität, jedoch in den allermeisten Fällen in der "fehlerhaften“ Anwendungen von Audio- und Videotechnik begründet. Hier kann auch die IT-Abteilung nicht helfen.

Aber warum ist das so? Und wie können Sie das ändern?

Wir geben Ihnen in den folgenden Punkten Hinweise und Hilfestellungen und erläutern Ihnen die Grundlagen. So können Sie Ihre Webmeetings schnell optimieren und Fehler vermeiden.

Mikrofon und Akustik

Der wichtigste Parameter für ein erfolgreiches Webmeeting ist die Sprachverständlichkeit. Eine angenehme und vor allem unangestrengte Sprachkommunikation ist die Grundlage für alles und wichtiger als jedes Kamerabild. Dabei kommt diesem Parameter in internationalen Teams und nicht-muttersprachlichen Teilnehmern eine noch höhere Bedeutung zu. Ein kleines Mikrofon ABC:

• Ein Mikrofon gehört so nah wie es eben geht an den Mund und sollte, unabhängig von der Kopfbewegung, an der gleichen Position bleiben. An Einzelplätzen sollten daher zwingend Headsets mit Bügelmikrofonen benutzt werden, die eine konstante Position des Mikrofons, relativ zu Mund gewährleisten.
• In Räumen muss das Mikrofon innerhalb des Hallradius platziert werden. Sonst nimmt es nicht primär den Sprecher auf, sondern den Hall des Raumes. Das führt dazu, daß man den Sprecher nur schwer versteht.
• Mikrofone müssen in Blickrichtung der Sprecher positioniert werden, da sie auch in diese Richtung sprechen.
• Der Mikrofontyp muss für den Besprechungsabstand und die Raumakustik angepasst ausgewählt werden. Standardsysteme funktionieren nur in kleineren und akustisch bedämpften Räumen.
• Eine Raumakustik nach DIN 18041 reicht in vielen Räumen nicht aus. Bedämpfung und Reflexionsvermeidung sind in den meisten Fällen erforderlich.

Kamera und Raum

Ein gut ausgeleuchtetes Kamerabild mit natürlichen Farben, einem passenden Bildausschnitt und einem neutralen Hintergrund sind die Voraussetzungen für eine Kommunikation auf "Augenhöhe“. Was Sie dafür berücksichtigen sollten:

• Die Kamera sollte dort verortet sein, wo sich das Auge Ihres gegenüber befindet, nur so schauen Sie sich wirklich an.
• Da dies technisch in den meisten Fällen noch nicht möglich ist (mitten im Bildschirm), ist die Position geeignet, die die geringste Blickwinkelabweichung zu diesem Punkt hat und sich ungefähr auf Augenhöhe 110-120cm befindet.
• Vermeiden Sie einen hellen Hintergrund. Fenster, weiße Wände etc. sind absolut ungeeignet. Optimale Farbe für den Hintergrund ist RAL 5014 Taubenblau, wie es auch in der Bundespressekonferenz benutzt wird. Jeder abgetönte neutrale Farbton geht natürlich auch.
• Natürliches Licht ist immer am besten. Mischen Sie, wenn möglich, natürliches Licht nicht mit Kunstlicht, sonst wirkt Ihre Hautfarbe unnatürlich.
• Licht (nur) von Oben führt zu Rändern unter den Augen.
• Die Wand hinter der Kamera soll hell sein, um eine Ausleuchtung von vorne zu unterstützen.
• Eine neutrale und helle Tischoberfläche verstärkt die Gesichtsausleuchtung.
• Die abgebildete Person soll mindestens 1/3 des Bildes ausfüllen.
• Externe Kameras sind in der Regel besser als integrierte Systeme, FullHD 1080p ist die Mindestauflösung.

Contentsharing

Das Teilen von Dokumenten und Bildschirminhalten ist nach der Sprachverständigung die wichtigste Grundlage für erfolgreiche und effiziente Webmeetings. Nahezu alle im Markt verfügbaren Hard- und Softwareplattformen für Videokommunikation bieten diese Möglichkeiten:

• Achten Sie auf eine systematische Vorbereitung der Dokumente.
• Bei der Übertragung kommt es zu Latenzen (Zeitverzögerungen). Reduzieren Sie die Geschwindigkeit der Mausbewegungen, Zoom und Verschiebungen in Plänen und Zeichnungen.
• Schließen Sie alle nicht benötigten Anwendungen auf dem PC mit dem Sie am Webmeeting teilnehmen, insbesondere Grafik- und CAD Programme.
• Entscheiden Sie, ob Sie nur eine Anwendung (z.B. PDF-Viewer) oder Ihren Desktop teilen wollen. In der zweiten Anwendung sieht jeder Teilnehmer alle Inhalte Ihres Desktops.

Systemanforderungen

Natürlich versuchen die Anbieter, ihr Videokonferenzsystem dem größtmöglichen Nutzerbereich mit kleinstmöglichem Aufwand zugänglich zu machen. Ob Ihre Systemanforderungen abgedeckt werden und die Ihnen zur Verfügung stehende Bandbreite ausreichend ist, können Sie am besten direkt auf den Internetseiten der Anbieter überprüfen:

• Zoom - Ein Anbieter der in den letzten Wochen in aller Munde ist. Aufgrund der gesteigerten Nutzung wurden diverse Sicherheitslücken gefunden, die das Unternehmen schnell schloß.
• Cisco WebEx - Ein etablierter Anbieter mit einer großen Anzahl von Möglichkeiten.
• Teams - In Office 365 integrierte Plattform von Microsoft.
• Skype for Business - Im Jahr 2003 gegründet und seit 2011 im Besitz von Microsoft. Immer noch als eigenständiger Begriff und Anbieter bekannt. Skype ist abgekündigt. Der Nachfolger Teams wurde bereits etabliert und eingeführt.
• GoToMeeting - Plattform des amerikanischen Softwareunternehmens LogMeIn.

IT-Sicherheit

Die Anforderungen an die IT-Sicherheit eines Webmeetings variieren mit den Inhalten des Meetings und sollten im Vorfeld entsprechend ausgewählt werden. Ist eine Störung des Meetings durch unbefugte Personen nur ärgerlich oder ist die (Abhör)Sicherheit der Gespräche und Daten absolute Voraussetzung. Folgende Punkte sollten im Vorfeld bedacht werden:

• Machen Sie sich bewusst, dass für Webmeetings die Server des jeweiligen Anbieters benötigt werden. Die zugehörigen Serverstandorte und Datenschutzrichtlinien variieren von Anbieter zu Anbieter. Die Abstimmung des Anbieters auf Ihre Anforderungen an die IT-Sicherheit ist notwendig.
• Der Link zum Webmeeting sollte nur den beteiligten Personen zugänglich gemacht werden.
• Beim Erstellen des Meetings muss ein individuelles Passwort erzeugt werden.
• Ein Teilnehmer wird zunächst in einen virtuellen Warteraum geführt und danach vom Organisator dem Meeting hinzugefügt.
• Sobald alle Teilnehmer eingetroffen sind, wird der Meetingraum vom Organisator verschlossen.
• Weitere Informationen finden Sie im BSI Sicherheitskompendium Videokonferenzsysteme (Stand 04/2020).